SCRISOARE DE INFORMARE

ACS GAZ Proiect s.r.l. și GPDR

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) este un regulament al Uniunii Europene și, din 25 mai 2018, se aplică tuturor organizațiilor care colectează și prelucrează datele cu caracter personal ale cetățenilor UE.

Ca întreprindere responsabilă și orientată spre viitor, ACS Gaz Proiect S.R.L. recunoaște la niveluri înalte necesitatea de a se conforma Regulamentului GDPR și se a asigura că există măsuri eficiente pentru a proteja datele personale ale clienților noștri, ale angajaților și ale altor părți interesate.

Angajamentul față de securitatea datelor cu caracter personal se extinde la nivelurile superioare ale organizației și va fi demonstrat prin intermediul politicilor relevante și prin furnizarea de resurse adecvate pentru stabilirea și dezvoltarea unor controale eficiente privind protecția datelor și securitatea informațiilor.

În cadrul îndeplinirii obligațiilor noastre legale, am implementat un program cuprinzător pentru a înțelege și valida utilizarea datelor noastre personale și pentru a confirma temeiul legal al procesării noastre.

O politică de confidențialitate (Privacy Policy) actualizată este disponibilă atât în format scris, cât și în format electronic și va fi comunicată în cadrul organizației tuturor asociaților/acționarilor și părților terțe interesate.

De asemenea, ne vom asigura că o revizuire sistematică a performanței programului de conformitate este efectuată în mod constant pentru a ne asigura că obiectivele acestuia sunt îndeplinite și că problemele principale sunt identificate și remediate.

Acolo unde necesar, va fi folosită o analiză de impact asupra protecției datelor cu caracter personal, care este în linie cu cerințele și recomandările GDPR.

Managementul de risc va fi implementat la mai multe niveluri ale organizației, incluzând:

• Analiza riscurilor datelor personale pe care le colectăm și prelucrăm
• Analiza regulate a riscului de securitate a informații în zone specifice operaționale
• Analiza riscului ca parte a schimbării managementului de proces

Încurajăm toți angajații și alte părți interesate din afacerea noastră să se asigure că aceștia își vor juca rolul în respectarea constantă a Regulamentului GDPR și în îndeplinirea obiectivelor noastre de securitate a informațiilor.

Cu sinceritate,

ADMINISTRATOR

1.            Introducere

Îți mulțumim pentru interesul față de compania noastră, produsele și/sau serviciile. Când intri într-o relație de afaceri cu noi, ne încredințezi informațiile tale.
Scopul acestei note de informare este să îți explice ce date prelucrăm, de ce le prelucrăm și ce facem cu ele. Îți luăm în serios confidențialitatea și datele personale ale tale sau ale angajaților tăi cu care intrăm în contact și nu vindem niciodată liste sau adrese de e-mail. Fiind pe deplin conștienți de faptul că informațiile personale îți aparțin, facem tot posibilul să le stocăm în siguranță și să le prelucrăm cu atenție. Nu oferim informații unor părți terțe fără a te informa.
Această notă te informează despre informațiile pe care le procesăm în legătură cu tine în relație cu organizația noastră. În colectarea acestor informații, noi acționăm în calitate de operator de date cu caracter personal și, prin lege, suntem obligați să îți furnizăm informații despre noi, despre motivul și modul în care folosim datele tale și despre drepturile pe care le ai asupra datelor tale.

2.            Alte Servicii

Această notă de informare nu echivalează cu o Politică de confidențialitate sau de prelucrare a datelor cu caracter personal, pe care le poți găsi pe site-ul nostru sau ni le poți cere. De asemenea, această notă nu acoperă aplicațiile și site-urile altor terți la care poți ajunge prin accesarea link-urilor de pe site-ul nostru/emailurile transmise ca urmare a colaborării noastră. Acest lucru excedează controlului nostru. Te încurajăm să examinezi Politica de confidențialitate de pe orice site și/sau aplicație înainte de a furniza date personale.

3.            Cine suntem noi?

Societatea ACS Gaz Proiect s.r.l. cu sediul în Bucuresti, Str. Ion Garbea, nr. 26, Sector 5 si punct de lucru in Bucuresti, Str. Dr. N. Staicovici, nr. 4G, Sector 5, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/6474/2013, cod fiscal 31672915, e-mail contact@eproiectare.ro, este responsabilă de prelucrarea datelor tale cu caracter personal pe care le colectăm direct de la tine sau din alte surse.
Potrivit legislației, compania noastră este operator de date cu caracter personal. Pentru ca datele tale să fie prelucrate în siguranță, am depus toate eforturile să implementăm măsuri rezonabile, atât din punct de vedere tehnic, cât și organizațional pentru a proteja informațiile tale personale și depunem eforturi pentru a instrui în mod constant personalul nostru despre importanța protejării datelor cu caracter personal.

4.            Cine ești tu?

Potrivit legislației, tu, persoana de contact din cadrul unei entități juridice (partener comercial) ești o „persoană vizată”, adică o persoană fizică identificată sau identificabilă. Pentru a fi complet transparenți în privința prelucrării de date și pentru a-ți permite să îți exerciți cu ușurință, în orice moment, drepturile, am implementat măsuri pentru a facilita comunicarea dintre noi, operatorul de date și tu, persoana vizată.

5.            Angajamentul Nostru

Protecția informațiilor tale personale este foarte importantă pentru noi. De aceea, ne-am luat angajamentul să respectăm legislația europeană și națională privind protecția datelor cu caracter personal, în special Regulamentul (EU) 679/2016, cunoscut și sub denumirea de GDPR și următoarele principii:

• Legalitate, echitate și transparență

Prelucrăm datele tale legal și corect. Suntem întotdeauna transparenți în privința informațiilor pe care utilizăm, iar tu ești informat corespunzător.

• Controlul îți aparține

În limitele legii, îți oferim posibilitatea de examina, modifica, șterge datele personale pe care le-ai împărtășit cu noi și de a-ți exercita celelalte drepturi.

• Integritatea datelor și limitarea scopului

Utilizăm datele numai în scopurile descrise la momentul colectării sau în noi scopuri compatibile cu cele inițiale. În toate cazurile, scopurile noastre sunt compatibile cu legislația. Luăm măsuri rezonabile pentru a ne asigura că datele personale sunt corecte, complete și actualizate.

• Securitate

Am implementat măsuri rezonabile de securitate și criptare, astfel încât să îți protejăm cât mai bine informațiile. Cu toate acestea, reține faptul că niciun site web, nicio aplicație și nicio conexiune la internet nu este complet sigură.

6.            Schimbări

Putem schimba Politica de confidențialitate în orice moment, iar toate actualizările vor fi valabile imediat după notificare, pe care o vom realiza prin afișare pe site și/sau pe e-mail.

7.            Întrebări și solicitări

Dacă ai întrebări sau nelămuriri cu privire la prelucrarea datelor tale sau dorești să îți exerciți drepturile legale în legătură cu datele  pe care le deținem sau dacă ai îngrijorări cu privire la modul în care tratăm orice problemă de confidențialitate, ne poți scrie la adresa de e-mail: contact@eproiectare.ro.

8.            Informațiile Tale

8.1.        Ce fel de informații colectăm despre tine?

Când te afli într-o relație comercială cu noi, este posibil să ne dai sau să primim din alte surse informații incluzând:

• Numele
• Prenumele
• Număr de telefon
• Adresa de e-mail
• Funcția deținută în cadrul companiei

8.2.        De ce colectăm aceste informații?

Pentru a avea o relație comercială, trebuie să derulăm anumite operațiuni ca să ducem lucrurile la bun sfârșit. În general, vom colecta și, eventual, prelucra informațiile pe care ni le furnizezi în următoarele scopuri: :

• În vederea încheierii sau executării unui contract dintre tine și noi;
• Pentru a-ți răspunde la întrebări și solicitări;
• Pentru a oferi și îmbunătăți serviciile și produsele pe care le oferim;
• Pentru a ne conforma legislației;
• Pentru constatarea sau revendicarea unui drept în instanță;
• Pentru menținerea relației de afaceri dintre noi

8.3.        Care este temeiul legal pentru prelucrare?

• Prelucrarea este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între tine și noi

8.4.        Cât timp stocăm datele?

Stocăm datele cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor, dar nu mai mult de 5 ani de la încetarea contractului sau ultima interacțiune cu noi.

După încheierea perioadei, datele cu caracter personal vor fi distruse sau șterse din sistemele informatice sau transformate în date anonime pentru a fi utilizate în scopuri de cercetare științifică, istorică sau statistică.

Reține faptul că în anumite situații expres reglementate, stocăm datele pe perioada care ne este impusă de lege.

8.5.        Cum partajăm informațiile tale cu ceilalți?

Putem dezvălui datele tale, respectând legea aplicabilă, partenerilor de afaceri sau altor terți. Depunem în permanență eforturi rezonabile pentru a ne asigura că acești terți au implementate măsuri adecvate de protecție și securitate. Cu acești terți avem clauze contractuale astfel încât datele tale să fie protejate. Te vom informa cu privire la identitatea acestor companii înainte de transmitere sau într-un termen rezonabil și ne vom asigura că orice transfer este legitim, având la bază consimțământul tău sau alt temei juridic.

De exemplu, am putea furniza datele tale către alte companii, precum furnizorii de servicii IT sau telecomunicații, contabilitate, servicii juridice și alți terți cu care avem o relație contractuală. Acești terți sunt selectați cu o grijă deosebită astfel încât datele tale să fie prelucrate doar în scopurile pe care noi le indicăm.

De asemenea, am putea partaja datele tale către parteneri de afaceri ca urmare a unui efort comun de a oferi un produs sau un serviciu.

Deși puțin probabil, am putea vinde în viitor afacerea sau o parte a afacerii, situație care va include transferul datelor tale.

Putem transmite datele și altor părți având consimțământul sau potrivit instrucțiunilor tale.

Vom putea, de asemenea, furniza informațiile tale cu caracter personal și către parchet, poliție, instanțele judecătorești și alte organe abilitate ale statului, în baza și în limitele prevederilor legale și ca urmare a unor cereri expres formulate.

Ne vom asigura, în limite rezonabile, că datele tale nu părăsesc Spațiul Economic European, însă, în măsura în care vom transfera date către state din afara SEE, ne vom asigura, în toate cazurile, că transferurile sunt legitime, având la baza consimțământul tău explicit sau alt temei legal.

9.            Care sunt drepturile tale?

Drepturile tale conform Regulamentului GDPR sunt următoarele:

• Dreptul de retragere a consimțământului
• Dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor tale
• Dreptul de acces asupra datelor
• Dreptul de a rectifica datele inexacte sau incomplete
• Dreptul de ștergere („dreptul de a fi uitat”)
• Dreptul la restricționarea prelucrării
• Dreptul de a transmite datele pe care le avem despre tine către alt operator
• Dreptul de a te opune prelucrării datelor
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri
• Dreptul de a te adresa justiției
• Dreptul de o plângere în fața unei Autorități de Supraveghere

Te rugăm să reții că:

• Îți poți retrage consimțământul pentru marketing direct în orice moment prin urmarea instrucțiunilor de dezabonare din fiecare e-mail/sms sau alt mesaj electronic.
• Dacă vrei să îți exerciți drepturile, o poți face prin transmiterea unei cereri scrise, semnate și datate la adresa de e-mail: contact@eproiectare.ro.
• Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute. Există excepții, de aceea fiecare cerere primite va fi analizată astfel încât să decidem dacă este întemeiată sau nu. În măsura în care cererea este întemeiată, îți vom facilita exercitarea drepturilor. Dacă cererea este neîntemeiată, o vom respinge, însă te vom informa asupra motivelor refuzului și asupra drepturilor de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere și de a te adresa justiției.
• Vom încerca să răspundem solicitării în termen de 30 de zile. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit în funcție de diferite aspect, precum complexitatea cererii, numărul mare de cereri primite sau imposibilitatea de a te identifica într-un termen util.
• Dacă, deși depunem toate eforturile, nu reușim să te identificăm, iar tu nu ne furnizezi informații suplimentare pentru a reuși să te identificăm, nu suntem obligați să dăm curs solicitării.

10.        Întrebări, solicitări și exercitarea drepturilor

Dacă ai întrebări sau nelămuriri cu privire la prelucrarea informațiilor tale sau dorești să îți exerciți drepturile legale sau ai orice altă îngrijorare cu privire la confidențialitate, ne poți scrie la adresa de e-mail contact@eproiectare.ro.

– sursa Kit GDPR Avocatoo